OTEVŘENÁ KOMUNIKACE JAKO ZDROJ ENERGIE A SÍLY ORGANIZACE
Březen 23, 2020
Komunikace je důležitá v každém vztahu a každé formě lidské spolupráce. V tyrkysových samořídících organizacích to platí dvojnásob. Bez otevřené komunikace by nemohly být zajištěny principy autonomie a celosti (přijímání každého člověka se všemi jeho stránkami). Otevřenost, hloubka i způsoby komunikace odlišují úspěšné sebeřídící týmy od klasických hierarchických. V těch bývá často slabinou. V tyrkysových organizacích je naopak zdrojem síly.
V procesu transformace do samořízení bývá rozvoj komunikačních dovedností jedním z nejtěžších úkolů. Je to běh na dlouhou trať, protože pro některé členy týmu může jít o velmi náročný proces. Každý máme jinou úroveň emoční inteligence a začínáme tedy z jiného “startovního bodu”. Málokdo si odnášíme optimálně rozvinuté komunikační schopnosti z rodiny nebo školy. Realita je spíš taková, že si z dětství a mládí přinášíme do života spoustu vzorců chování, které nám spolupráci a komunikaci s druhými ztěžují. Dobrá zpráva je, že je můžeme nahradit novými, lepšími vzorci. Změna je možná. Vyžaduje rozvíjení emoční inteligence a zmenšení ega, které je hlavním původcem problémů ve vztazích. Důležité je chtít se učit, vytrvat a navzájem si v týmu pomáhat trpělivostí, laskavostí a snahou porozumět jeden druhému. Abychom věděli, na čem konkrétně pracovat a co zlepšovat, potřebujeme rozumět tomu, co je to otevřená komunikace.
Otevřenost v komunikaci znamená schopnost říkat věci na rovinu, upřímně a zároveň s respektem. Znamená ochotu a schopnost okamžitě upozorňovat na problémy, rizika i příležitosti. Její součástí je schopnost dávat a přijímat upřímnou zpětnou vazbu se záměrem pomoct (vyřešit problém, napravit chybu, podpořit pochvalou a vyjádřením vděčnosti...) a také vzájemné hodnocení práce a přínosu každého člena týmu. Otevřenost znamená i volné proudění informací včetně sdílení znalostí a zkušeností v týmu.
Transparentnost komunikace zajišťuje, že je každý člen týmu dostatečně informovaný. V mnoha organizacích to znamená otevřené sdílení naprosto všech informací o firmě se všemi kolegy. Důvod je nasnadě – stoprocentní informovanost znamená, že všichni vědí, kam a proč organizace směřuje a v jakém stavu se nachází. Není prostor na dohady, zbytečné obavy a konspirační teorie. Lidé jsou vzděláváni k tomu, aby rozuměli ekonomice firmy a tomu, jak ji oni sami ovlivňují. Vědí, jaká je role každého kolegy a hlavně to, jaký dopad má jejich práce a chování na ostatní i společný výsledek. Informovaní lidé se navíc cítí být cenění, respektovaní a přijímaní jako důležitá součást týmu. To podporuje jejich loajalitu a vnitřní motivaci.
Pozitiva otevřené komunikace jsou zřejmá. Zároveň je ale důležité upozornit, že než organizace přikročí ke stoprocentní (nebo vysokému stupni) transparentnosti, je nutné se na ni připravit. Ne všichni lidé jsou například připraveni (nebo dokonce ochotni) znát platy všech kolegů nebo jiné citlivé informace. Než tedy „vyložíme karty na stůl“, je dobré zjistit, kde jsou případná rizika. Promluvit si s týmy a zjistit, jaké emoce jsou s tímto tématem spojené. Na základě tohoto poznání je pak možné rozhodnout o dalším postupu (např. jestli odhalit všechny informace hned, nebo postupně spolu s rozvojem připravenosti lidí).
RESPEKT, DŮVĚRA A VZÁJEMNÉ POZNÁNÍ
Otevřená komunikace stojí na respektu a ctění hodnoty každého člověka. Vyžaduje přijímání odlišnosti a rozdílných názorů. Znamená nejen umět mluvit tak, aby nás ostatní chápali, ale hlavně naslouchat druhým s cílem porozumět jejich záměrům a motivacím. Otevřenost vyžaduje vzájemné poznání a hlubokou důvěru v týmu.
Pro vzájemné poznání není nutné (a pro mnoho lidí ani přijatelné), aby o sobě kolegové věděli úplně všechno a sdělovali si každý detail ze soukromého života. Pro vzájemnou spolupráci je ale cenné, když lidé vědí, co je pro druhé důležité, jaké osobní hodnoty, cíle a potřeby si prací v organizaci naplňují, co je v životě baví, na čem jim záleží, co je naplňuje, co je štve. Co potřebují k tomu, aby se v týmu cítili dobře. To mezi nimi vytváří pouto, které jim pomáhá společně překonávat překážky, vzájemně se podporovat a snažit se porozumět jeden druhému.
Užitečným pomocným nástrojem pro sebepoznání a vzájemné poznání lidí v týmu mohou být typologie osobnosti. Pomáhají odhalit silné a slabé stránky, talenty i to, jaká forma komunikace je pro každý typ nejvíce přirozená. Když známe svůj vlastní typ i typy svých kolegů, pomáhá nám to zvolit způsob komunikace, který mezi námi bude nejlépe fungovat. Z osobní zkušenosti mohu potvrdit, že pochopení toho, jak a proč druzí konají a myslí, zvyšuje naši míru tolerance, trpělivosti a přijímání odlišností. Známé typologie jsou například MBTI nebo enneagram. Více než jakýkoli nástroj je ale pro vzájemné poznávání a budování vztahů klíčové se osobně potkávat a sdílet zkušenosti, názory i pocity týkající se práce a spolupráce v týmu.
JAK POSILOVAT OTEVŘENOST A SDÍLENÍ
Pro vzájemné poznání a rozvoj spolupráce je důležité, aby lidé v týmu (i celé organizaci) měli prostor sdílet názory, zkušenosti a pocity týkající se pracovních záležitostí. K tomu je nutné vytvořit prostor buď na vybraných schůzkách, nebo pro tento účel vyhradit samostatný meeting. Při těchto setkáních lidé nejen sdílejí, ale také dostávají zpětnou vazbu ostatních, mohou požádat o pomoc či radu, využít sílu kolektivní inteligence, mají možnost si poděkovat. Je to nejen další možnost lépe se navzájem poznat, být slyšen, ale také včas zachytit signály nespokojenosti nebo frustrace, které je nutné odkrýt a vyřešit. Když zůstanou skryté pod povrchem, bobtnají a nakonec vyústí v nepříjemnou situaci.
V tyrkysových organizacích uplatňují metody komunikace, které podporují důvěru a pocit bezpečí. Dávají každému prostor sdílet, zároveň však na nikoho nevytvářejí nátlak. Především v prvním roce transformace do samořízení je nutné na lidi netlačit a respektovat, že každý není přirozeně sdílný. Hlavně pro introverty může být nepříjemné se před kolegy „odhalit“ a mluvit o pocitech. Těmto lidem je potřeba dát čas, aby se cítili bezpečně a začali se otevírat postupně.
Na tomto místě se ráda podělím o vlastní pozitivní zkušenost ze spolupráce s kolegy z Evolucia. Náš tým není výsledkem výběrového řízení. Svou účast v něm vnímáme spíš tak, že si nás “záměr organizace” vybral. Od začátku spolupráce bylo velmi důležité se vzájemné poznávat a budovat důvěru. Klademe proto důraz na otevřenost v komunikaci, respekt k odlišným názorům a okamžitou zpětnou vazbu. Pomáháme si několika způsoby. Pravidelné schůzky například otevíráme krátkou meditací, jejímž cílem je zpřítomnění v daném okamžiku, napojení se na tým a na záměr toho, co společně tvoříme. Tento malý rituál nám pomáhá zaměřit pozornost na témata, kterým se budeme na schůzce věnovat, a také vytváří velmi příjemnou energii vzájemnosti a spříznění.
Některé části meetingů probíhají organicky a neřízeně, abychom mohli volně přemýšlet, asociovat a přicházet s dalšími myšlenkami a podněty. Pokud je ale třeba něco vyřešit nebo o něčem rozhodnout, přecházíme k facilitaci, která zajistí, že se ke slovu dostane každý, kdo má co říci, že je vyslyšen a že se neodchýlíme od tématu. V případech, kdy se potřebujeme dostat do větší hloubky, se nám velmi osvědčil takzvaný poradní kruh neboli council.
Síla poradního kruhu
Síla poradního kruhu, který vychází z tradičních indiánských kultur, vzniká dodržováním principů neboli záměrů, které účastníkům pomáhají mluvit ze srdce a zároveň hluboce naslouchat ostatním. Aktivním nasloucháním a spontánním sdělováním příběhů, názorů a pocitů dochází při sezení v kruhu k hlubokému propojení účastníků, kteří jsou si najednou blíž, dokážou si navzájem porozumět a naplnit účel, kvůli kterému do kruhu zasedli. Kruhy fungují skvěle pro budování týmu a rozvoj dobrých vztahů, pro odhalení překážek a bloků (často emocionálních) ve spolupráci nebo v době změny, zároveň přinášejí možnost nahlédnout na různá témata jiným způsobem než obvykle. To přináší novou perspektivu a často i řešení dlouhodobého problému, která se předtím běžnými postupy nedařilo najít.
Sdílení a spolutvoření ve velkém týmu
Vhodný způsob facilitace umožňuje navzájem sdílet a hledat řešení nebo nápady i ve velkém počtu lidí. Ti můžou být například rozděleni do malých týmů, které debatují, řeší či tvoří a následně vzájemné sdílejí jednotlivé výstupy. Některé organizace pořádají taková velká setkání pravidelně. Zajímavý příklad k tomu dává německá klinika Heiligenfeld. Zde se každé úterý ráno sejde na hodinu a čtvrt všech tři sta padesát zaměstnanců, aby probrali vybrané téma, např. řešení konfliktů, jak se vyrovnat se selháním, firemní hodnoty, komunikace, byrokracie, risk management, zdraví zaměstnanců, mindfulness...Setkání je zahájeno krátkou prezentací na dané téma, po níž následuje jeho probírání v menších skupinách. Každá si zvolí facilitátora, jenž zajišťuje dodržování pravidel vytvářejících prostor pro bezpečné sdílení a prozkoumávání tématu. Každý se cítí bezpečně a plně sám sebou. Lidé jsou naučení sdílet a naslouchat a pouštějí se do hlubších rovin, v nichž nacházejí nová poznání o sobě i ostatních. Nebojí se odkrýt, ukázat sílu i zranitelnost. Na těchto schůzkách vzniká důvěra a empatie, které se dále prolínají celou organizací.
Komunikace je široké a nesmírně důležité téma, proto se mu budeme věnovat i v dalších článcích.
ZDROJE:
https://thejourney.reinventingorganizations.com
http://reinventingorganizationswiki.com
Budoucnost organizací, Frederic Laloux, vydal PeopleComm v roce 2016, originál: Reinventing Organizations, 2014)